Aufgaben organisieren mit KMail

Durch den RSS-Feed der Anwendung basKet Note Pads bin ich auf das alternative Selbstorganisierungsprinzip Gettings Things Done (kurz GTD) gestoßen, das von David Allen erfunden wurde. Im Gegensatz zur Aufgabenorganisation nach Prioritäten folgt es einigen einfachen Prinzipien, durch das über das Schicksal einer Aufgabe schnell und effektiv entschieden wird, statt sich lange Gedanken über die Zuordnung zu einer Prioriät und Kategorie zu machen. Ich fand die Idee sehr interessant und habe mir zunächst das basKet-Demoarchiv dazu heruntergeladen. Da ich in der Firma allerdings Aufgaben größtenteils per E-Mail kommuniziere, habe ich mir überlegt, wie ich das GTD-Prinzip auf ein E-Mail-Programm abbilde – in meinem Fall auf KMail.

David Allen stellt die Behauptung auf, daß Zeitmanagement sich auf zwei Elemente stütz: Kontrolle und Perspektive. Um diesen beiden Elementen Herr zu werden, gibt es seiner Meinung nach drei Modelle: Den Arbeitsfluß, ein Gerüst mit sechs Aufmerksamkeitsebenen und eines zur Planung. Die ersten beiden Modelle sind meistens ausreichend, deshalb stütze ich mich genauso wie das basKet-Demoarchiv auf diese beiden Modelle:

Der Arbeitsfluß

Der Arbeitsfluß besteht aus fünf Phasen:

  1. Neue Aufgaben sammeln
  2. Aufbereitung und Abwicklung
  3. Organisieren
  4. Nachbereitung
  5. Erledigen

Man sammelt also zunächst alle Aufgaben ohne größere Beachtung in einem Eingangskorb, den man natürlich regelmäßig durchsehen sollte (und muß: Schritt 2). An dieser Stelle empfiehlt der Autor, alle Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, sofort zu erledigen und die Aufgabennotiz auch gleich zu entsorgen, so daß der Kopf wieder frei ist. Oberste Prämisse beim Abarbeiten des Eingangskorbes ist es, eine Aufgabe niemals zurück in den Eingangskorb zu legen. Falls eine Aufgabe eine Aktion sofortige erfordert, soll man diese sofort erledigen, falls sie weniger als zwei Minuten Zeit beansprucht, oder die Aufgabe delegieren oder zur Wiedervorlage ablegen. Falls eine Aufgabe keine sofortige Aktion erfordert, soll man sie zur Referenz ablegen, löschen oder zur Wiedervorlage ablegen, falls eine spätere Aktion nötig ist. Damit ist der Aufgabeneingang abgewickelt.

Organisieren

Beispiel-OrdnerstrukturUm die Aufgaben bei diesem Prozess nicht aus den Augen zu verlieren, müssen sie organisiert werden. Vorgeschlagen wird, einige Ordner anzulegen, in denen die Aufgaben schnell abgelegt werden können:

  1. Referenz (siehe oben: Aufgaben, auf die man später Bezug nehmen wird, aber keine sofortige Aktion erfordern)
  2. Als nächstes (Aufgaben, die man als nächstes erledigt – die 2-Minuten-Aufgaben sollten bereits erledigt sein)
  3. Projekte (offene und wiederkehrende Arbeiten, die regelmäßig Aufgaben erzeugen, z.B. Verwirklichung von langfristigen Zielen)
  4. Warten auf (Aufgaben, die erst erledigt werden können, wenn man Rückmeldung von jemandem bekommen hat oder auf Erfüllung von Voraussetzungen warten)
  5. Irgendwann (ein Ordner, der alles sammelt, was man mal machen möchte oder muß, aber erstmal nicht wichtig ist, z.B. eine Sprache lernen, eine Fortbildung machen)

Wer zusätzlich einen Kalender zuhilfe nimmt, sollte dort nur absolut harte Termine eintragen, sprich: Verabredungen und Zusagen – eben Dinge die unbedingt dann erledigt werden müssen. Alles andere sollte in oben genannten Ordern gesammelt werden. Ich habe mir eine entsprechende Ordnerstruktur in KMail angelegt. Der Aufgabeneingang ist ein Ordner „Aufgaben“, die letztgenannten Ordner 1-5 sind dem Aufgaben-Ordner untergeordnet.

Im Wikipedia-Artikel befinden sich noch interessante Links zu einem Paper und einem Firefox-Plugin, mit dem sich dieses Prinzip auf Google’s Maildienst anwenden läßt. Auch Links zu einem Outlook-Plugin und Informationen zu einem echten physikalischen Mappen-System sind vorhanden.

Nachbereitung

Wann immer man etwas Zeit hat, soll man neu eingegangene Aufgaben organisieren und sortieren. Auch die Ordner für langfristige Ziele, wartende Aufgaben und Projekte brauchen Beachtung, wenn auch weniger oft – zumindest 1x wöchentlich. Wichtig ist dabei, schwierige Aufgaben nicht vor sich herzuschieben, sondern diese zu erledigen, wenn sie anliegen und auch entsprechend einzusortieren.

Erledigen

Letztenendes wohl der wichtigste Schritt, denn all die obige Mühe nutzt nichts, wenn man die Aufgaben dann nicht abarbeitet. Der psychologische Gedanke hinter all dem ist, daß man Aufgaben schnell sortiert und nicht erst darüber nachdenken muß, wenn die Aufgabe noch gar nicht zu erledigen ist. Das schnelle Wegsortieren und Wegwerfen nach Erledigung hält außerdem den Kopf frei und man fühlt sich nicht von einem riesigen Berg Aufgaben erschlagen. Ich werde das nun mal eine Zeit lang testen, und hoffe, daß es wirklich so viel Spaß macht und die Organisation vereinfacht.

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